Limeksen tietosuojaseloste

 

Viimeksi päivitetty 25.5.2018

Rekisterinpitäjä

Limes ry
Osoite: Kustaa Hällströmin katu 2 B, PL 68, 00014 Helsingin yliopisto
Sähköposti: hallitus@limes.fi

Kaikissa tätä selostetta koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä sähköpostilla osoitteeseen: tietosuoja@limes.fi

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta ja tarkoitus

Limes ry käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Jäsensuhteen hoitaminen
    Tietojen käsittely perustuu sinun ja Limes ry:n väliseen jäsensuhteeseen, joka on sopimus.
  • Asiakassuhteen hoitaminen
    Tietojen käsittely perustuu Limes ry:n verkkokaupassa tehtyyn ostoon, joka on sopimus.
  • Tiedottaminen Limeksen toiminnasta
    Tällöin käsittely perustuu Limes ry:n oikeutettuun etuun tiedottaa toiminnastaan jäsenilleen. Voit vastustaa tietojenkäsittelyä tähän tarkoitukseen, joko poistumalla tiedotuslistalta itse tai lähettämällä viestiä osoitteeseen tietosuoja@limes.fi. Lisää oikeuksistasi voit lukea tämän selosteen lopusta.
  • Tapahtumien järjestäminen
    Näiden tietojen käsittely perustuu tapahtumailmoittautumiseen (sopimus).
  • Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
    Voimme käsitellä tietoja myös lakisääteisen velvollisuuden nojalla esimerkiksi kirjanpito- tai yhdistyslainsäädännön asettamien velvoitteiden täyttämiseksi.

Rekisterin tietosisältö

Limes ry kerää ja käsittelee esimerkiksi seuraavan ryhmittelyn mukaisia tietoja:

  • Perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsenyyden alkamispäivämäärä sekä jäsenmaksuun liittyvät tiedot
  • Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä saadut tiedot, kuten ruoka- ja juomatoivomukset
  • Kirjautumistiedot, kuten käyttäjätunnus, asiointikieli
  • Verkkokaupassa asiointiin liittyvät tiedot, kuten jäsenyys
  • Muut mahdolliset jäsenen tai asiakkaan toimittamat ja hänen suostumuksellaan käsiteltävät tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Limes ry kerää henkilötietoja rekisteröidyltä eli sinulta itseltäsi silloin, kun

  • haet Limes ry:n jäsenyyttä täyttämällä paperisen tai digitaalisen liittymislomakkeen
  • luot tunnuksen verkkokauppaamme
  • ostat jotakin verkkokaupastamme
  • ilmoittaudut järjestämäämme tapahtumaan esimerkiksi täyttämällä ilmoittautumislomakkeen tai lähettämällä tietoja sähköpostitse
  • muut sinun itse toimittamat ja suostumuksellasi käsiteltävät tiedot

 

Lisäksi voimme tarkistaa opiskelijastatuksesi Helsingin yliopiston opiskelijarekisteristä.

Sinun ei ole pakko antaa henkilötietojasi, mutta emme silloin välttämättä voi toteuttaa niitä tässä tietosuojaselosteessa lueteltuja tarkoituksia, joita varten kyseisiä tietoja kerätään.

Tiedon säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojalausunnossa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, jollei lainsäädäntö muuta edellytä.

Sopimussuhteen perusteella käsiteltäviä tietojasi säilytetään lähtökohtaisesti sopimussuhteen voimassaoloajan eli jäsenyyden tai asiakkuuden päättymiseen saakka. Asiakastiedot poistetaan viimeistään viiden vuoden kuluttua viimeisimmästä ostoksesta. Jäsenyystiedot sekä tapahtumien osallistujatiedot poistetaan 3 kuukauden kuluessa jäsenyyden tai tapahtuman päättymisestä paitsi, jos tarvitsemme tietoja saatavien perintään tai muun vastaavan keskeneräisen asian hoitamiseksi tai vaatimuksen esittämiseksi.

Lisäksi lakisääteiset velvoitteet saattavat edellyttää tietojen säilyttämistä näitä pidemmän määräajan. Esimerkiksi yhdistyksen kirjanpitoaineistoa on säilytettävä 10 vuotta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Emme lähtökohtaisesti luovuta tietojasi ulkopuolisille paitsi viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi soveltuvan lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Osa henkilötiedoista sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella Googlen palvelimella. Googlella on voimassa oleva Privacy Shield -sopimus. Voit lukea lisää Googlen tietosuojakäytännöistä täältä https://policies.google.com/privacy?hl=fi.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Säilytämme suurinta osaa manuaalisesta aineistosta kassakaapissa, jonka koodi on vain yksilöityjen hallitusten jäsenten tiedossa. Manuaalisen tiedon käsittelyssä noudatamme erityistä huolellisuutta, eikä sitä käsitellä esimerkiksi julkisella paikalla.

Tietoteknisesti käsiteltävät tiedot

Rekisteri sijaitsee Googlen palvelimella ja se on suojattu asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä. Googlella on voimassa oleva Privacy Shield -sopimus ja sen tietosuoja- ja tietoturvakäytännöistä voit lukea täältä https://policies.google.com/privacy?hl=fi. Rekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä vain Limeksen hallituksen jäsenet sekä tarvittaessa tietyt yksittäiset virkailijat

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 määrittää sinulle seuraavat rekisteröidyn oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin (15 artikla)
  • Oikeus vaatia rekisterissä olevan sinua koskevan virheellisen tiedon korjausta (16 artikla)
  • Oikeus poistaa sinua koskevat tiedot (17 artikla). Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla)
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tietyin edellytyksin (20 artikla)
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun (21 artikla)
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta (77 artikla)

 

Kaikki näiden oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt ja vaatimukset voi lähettää osoitteeseen tietosuoja@limes.fi. Tästä osoitteesta saat myös lisätietoa tästä tietosuojaselosteesta sekä henkilötietojesi käsittelystä.

Oikeus muuttaa selostetta

Limes ry voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutoksesta ilmoitetaan Limes ry:n verkkosivuilla osoitteessa https://limes.fi/yhdistys/tietosuojaseloste/.